Privacyverklaring

Versie: concept · Laatste update: juli 2026

Privacy bij VvE-Meester

Bij VvE-Meester begrijpen wij dat de documenten van een VvE — offertes van aannemers of aanbiedingen van verzekeringsmaatschappijen — persoonlijke, financiële of zakelijke informatie kunnen bevatten. Daarom gaan wij zorgvuldig, terughoudend en veilig om met de gegevens die u met ons deelt. Wij vragen alleen de gegevens die nodig zijn om de controle goed uit te voeren.

Wie zijn wij?

VvE-Meester (vve-meester.nl) is onderdeel van Smartweb, gevestigd aan Nieuwland 21, 1151 AZ Broek in Waterland, KvK: 06081853. Voor privacyvragen kunt u ons bereiken via [email protected]. Smartweb is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven.

Welke gegevens verwerken wij?

• uw naam en e-mailadres, zodat wij u het rapport kunnen toesturen;
• de naam van uw VvE;
• de documenten (PDF) die u uploadt — daarin kunnen ook gegevens staan van derden, zoals contactpersonen van aanbieders, adresgegevens, KvK-nummers of bankrekeningnummers;
• betaalinformatie via onze betaalprovider Stripe, voor zover nodig om de betaling te verwerken (wij ontvangen zelf geen volledige kaart- of rekeninggegevens);
• technische gegevens die nodig zijn voor veiligheid en goed functioneren van de website, zoals basisloggegevens;
• geanonimiseerde bezoekstatistieken via Google Analytics, om te begrijpen hoe de website wordt gebruikt en verbeterd kan worden.

Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw gegevens om:

• uw documenten te kunnen controleren en vergelijken en u het rapport te leveren;
• u bij de gratis polischeck — vrijblijvend — te kunnen benaderen wanneer een voordeliger aanbod met minimaal gelijke voorwaarden beschikbaar is;
• uw betaling en administratie correct te verwerken;
• vervolgvragen over uw rapport te kunnen beantwoorden;
• misbruik, spam en technische problemen te voorkomen;
• te voldoen aan wettelijke (administratie)verplichtingen.

De grondslagen hiervoor zijn: de uitvoering van de overeenkomst (de check en het rapport), wettelijke verplichtingen (fiscale administratie), ons gerechtvaardigd belang (beveiliging, misbruikpreventie en het vrijblijvende contact bij de gratis polischeck) en uw toestemming (het geanonimiseerd bewaren van documenten, zie hieronder).

Geautomatiseerde analyse

Voor de inhoudelijke analyse van uw documenten gebruiken wij geautomatiseerde tekstanalyse met AI-taalmodellen van derden, via de dienst OpenRouter. De tekst van uw documenten wordt daarbij uitsluitend verwerkt ten behoeve van de gevraagde analyse — niet voor andere doeleinden. Elk rapport wordt vóór verzending door een mens gecontroleerd; er wordt geen besluit met rechtsgevolgen uitsluitend geautomatiseerd genomen.

Wat doen wij niet met uw gegevens?

VvE-Meester verkoopt uw gegevens niet. Wij gebruiken uw documenten niet voor commerciële doorverkoop, openbare publicatie of ongewenste marketing, en wij vragen niet om meer persoonsgegevens dan nodig is.

Wanneer wij bij de gratis polischeck een vergoeding van een partner kunnen ontvangen voor het aanbrengen van een klant, benoemen wij dat transparant; dit verandert niets aan de inhoud van uw rapport en er worden geen gegevens met een partner gedeeld zonder dat u daarop zelf bent ingegaan.

Hoe lang bewaren wij gegevens?

• Geüploade documenten en rapporten bewaren wij maximaal 90 dagen. Daarna worden ze verwijderd of geanonimiseerd.
• Alleen als u daarvoor bij het uploaden uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven (een aan te vinken keuze), bewaren wij documenten daarna in geanonimiseerde vorm — voor het beantwoorden van terugkomvragen en het verbeteren van de kwaliteit van onze controles. Die toestemming kunt u altijd intrekken.
• Betaal- en factuurgegevens bewaren wij zolang de wettelijke (fiscale) bewaarplicht dat vereist.

Met wie delen wij gegevens?

Wij schakelen een beperkt aantal dienstverleners in die (persoons)gegevens voor ons verwerken:

• Cloudflare — hosting van de website en beveiligde opslag van documenten en rapporten (R2/D1);
• Stripe — verwerking van betalingen (iDEAL/kaart);
• OpenRouter — geautomatiseerde tekstanalyse van documenten, uitsluitend ten behoeve van uw rapport;
• DocuSign — digitale ondertekening van definitieve stukken, alleen wanneer u daarvan gebruikmaakt;
• Microsoft 365 — e-mailcommunicatie (zodra in gebruik).

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Wij streven naar verwerking binnen de Europese Economische Ruimte; waar gegevens daarbuiten worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen onder de AVG (zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractsbepalingen).

Hoe beveiligen wij gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en misbruik: beveiligde verbindingen (HTTPS), beperkte toegang tot klantdocumenten, beveiligde opslag, periodieke verwijdering van oude documenten en zorgvuldig gekozen dienstverleners. Alleen personen en systemen die betrokken zijn bij de uitvoering van uw controle krijgen toegang tot de relevante gegevens.

Uw rechten

U heeft op grond van de AVG onder meer het recht om:

• te vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken (inzage);
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen wanneer er geen geldige reden meer is om ze te bewaren;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• beperking van de verwerking te vragen;
• een kopie van uw gegevens te ontvangen (overdraagbaarheid), voor zover van toepassing;
• gegeven toestemming — zoals voor het geanonimiseerd bewaren van documenten — op elk moment in te trekken.

Wilt u van uw rechten gebruikmaken? Neem contact op via [email protected]. Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Advies bij het uploaden

Controleer documenten vóór het uploaden en scherm onnodige privacygevoelige informatie af — zoals BSN-nummers, kopieën van identiteitsbewijzen, volledige bankrekeningnummers of medische gegevens. Voor een goede controle hebben wij vooral het document zelf nodig: de prijs- of kostenopbouw, de omschrijving en de voorwaarden.

Documenten van uw VvE met gegevens van derden

Uploadt u namens uw VvE documenten waarin persoonsgegevens van derden staan, dan is de VvE daarvoor verwerkingsverantwoordelijke en verwerken wij die gegevens als verwerker. Daarop is onze verwerkersovereenkomst van toepassing.

Wijzigingen en contact

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen; de actuele versie staat altijd op deze pagina. Vragen over privacy of gegevensbescherming? Neem contact op via [email protected].