Verwerkersovereenkomst
Versie: concept · Laatste update: juli 2026
Partijen en totstandkoming
Deze verwerkersovereenkomst geldt tussen:
- de Vereniging van Eigenaars (VvE) die documenten aanlevert bij VvE-Meester, hierna: de verwerkingsverantwoordelijke; en
- VvE-Meester, onderdeel van Smartweb, Nieuwland 21, 1151 AZ Broek in Waterland, KvK: 06081853, hierna: de verwerker.
De documenten die een VvE aanlevert (zoals offertes van aannemers of aanbiedingen van verzekeringsmaatschappijen) kunnen persoonsgegevens van derden bevatten — bijvoorbeeld namen en contactgegevens van contactpersonen bij aanbieders. Voor die gegevens bepaalt de VvE het doel en de middelen en treedt VvE-Meester op als verwerker in de zin van de AVG. Deze overeenkomst legt de daarbij horende afspraken vast (artikel 28 AVG).
Artikel 1 — Onderwerp en duur
Deze overeenkomst betreft de verwerking van persoonsgegevens die nodig is voor het uitvoeren van de door de VvE afgenomen dienst: de controle en vergelijking van aangeleverde documenten en het leveren van het bijbehorende rapport. De overeenkomst geldt voor de duur van de dienstverlening en eindigt zodra de verwerker de gegevens conform artikel 8 heeft verwijderd of geanonimiseerd.
Artikel 2 — Aard en doel van de verwerking
De verwerker verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend voor het uitvoeren van de gevraagde controle en vergelijking, het opstellen en leveren van het rapport, het beantwoorden van vervolgvragen daarover en het daarvoor noodzakelijke technische beheer (opslag, beveiliging, verwijdering). De verwerker verwerkt de gegevens niet voor eigen doeleinden en verstrekt ze niet aan derden, behalve aan de in artikel 6 genoemde subverwerkers of wanneer een wettelijke verplichting daartoe dwingt.
Artikel 3 — Soorten gegevens en categorieën betrokkenen
Het gaat om de persoonsgegevens die in de aangeleverde documenten (PDF) voorkomen, zoals:
- namen en contactgegevens van contactpersonen bij aanbieders of verzekeringsmaatschappijen;
- zakelijke gegevens die tot een persoon herleidbaar kunnen zijn, zoals KvK-nummers, adresgegevens of bankrekeningnummers van eenmanszaken;
- namen van bestuursleden of beheerders van de VvE, voor zover die in de documenten staan.
Categorieën betrokkenen: contactpersonen en medewerkers van aanbieders, bestuursleden en beheerders van de VvE, en eventuele overige personen die in de documenten worden genoemd. De VvE levert geen documenten aan met bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals medische gegevens) of BSN-nummers, tenzij dat onvermijdelijk is; waar mogelijk schermt de VvE die vooraf af.
Artikel 4 — Instructies en geheimhouding
De verwerker verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op basis van de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke, zoals vastgelegd in deze overeenkomst en de dienstbeschrijving. Personen die onder gezag van de verwerker toegang hebben tot de gegevens zijn tot geheimhouding verplicht. De verwerker informeert de verwerkingsverantwoordelijke als een instructie naar zijn oordeel in strijd is met de AVG.
Artikel 5 — Beveiliging
De verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder: beveiligde verbindingen (HTTPS), beveiligde opslag bij Cloudflare (R2/D1), beperkte toegang tot documenten (alleen personen en systemen die bij de uitvoering betrokken zijn), toegangstokens voor rapportpagina's en periodieke, geautomatiseerde verwijdering van verlopen documenten.
Artikel 6 — Subverwerkers
De verwerkingsverantwoordelijke geeft toestemming voor het inschakelen van de volgende subverwerkers:
- Cloudflare — hosting en opslag van documenten en rapporten;
- Stripe — verwerking van betalingen;
- OpenRouter — geautomatiseerde tekstanalyse van documentteksten, uitsluitend ten behoeve van de analyse;
- DocuSign — digitale ondertekening van definitieve stukken, alleen indien gebruikt;
- Microsoft 365 — e-mailcommunicatie (zodra in gebruik).
De verwerker legt aan subverwerkers verplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan deze overeenkomst en blijft verantwoordelijk voor hun nakoming. Bij een voorgenomen wijziging (toevoeging of vervanging) van subverwerkers informeert de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke via deze pagina; bij bezwaar kan de VvE de dienst beëindigen. Voor verwerking buiten de Europese Economische Ruimte zorgt de verwerker voor passende waarborgen onder de AVG.
Artikel 7 — Bijstand en datalekken
De verwerker verleent de verwerkingsverantwoordelijke redelijke bijstand bij het nakomen van diens AVG-verplichtingen: het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering), gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en contact met de toezichthouder. Verzoeken van betrokkenen die rechtstreeks bij de verwerker binnenkomen, worden onverwijld doorgestuurd. De verwerker meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) zonder onredelijke vertraging aan de verwerkingsverantwoordelijke, met de informatie die nodig is voor een eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
Artikel 8 — Verwijdering na 90 dagen
De verwerker bewaart aangeleverde documenten en rapporten maximaal 90 dagen. Daarna worden ze verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting langere bewaring vereist. Alleen wanneer daarvoor bij het uploaden uitdrukkelijk toestemming is gegeven, bewaart de verwerker documenten daarna in geanonimiseerde — niet tot personen herleidbare — vorm voor terugkomvragen en kwaliteitsverbetering. Op eerder verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke worden de gegevens eerder verwijderd.
Artikel 9 — Audits
De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke op verzoek de informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit deze overeenkomst worden nagekomen. De verwerker maakt audits mogelijk, waaronder inspecties door de verwerkingsverantwoordelijke of een door deze gemachtigde (onafhankelijke) auditor, mits tijdig aangekondigd, tijdens kantooruren en zonder onnodige verstoring van de dienstverlening. De kosten van een audit draagt de verzoekende partij, tenzij de audit wezenlijke tekortkomingen aantoont.
Artikel 10 — Slotbepalingen
Door gebruik van de dienst van VvE-Meester komt deze verwerkersovereenkomst tot stand tussen de VvE (verwerkingsverantwoordelijke) en VvE-Meester (verwerker); een aparte ondertekening is niet vereist. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Bij strijdigheid tussen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens vóór.
Vragen over deze verwerkersovereenkomst? Neem contact op via [email protected].